Uw werkgever heeft u een e-mail gestuurd met een link naar MyArkevia, en u weet niet goed waar te beginnen. De digitale kluis van Arkevia slaat uw loonstroken en HR-documenten op in een beveiligde persoonlijke ruimte. In tegenstelling tot een gewone cloudopslag, is deze dienst gebaseerd op archiveringsnormen met bewijswaarde, wat elke ingediende file juridische kracht geeft die kan worden benut in geval van een geschil of een pensioenaanvraag.
Normen NF Z42-013 en NF Z42-020: wat uw bestanden echt beschermt
De meeste gidsen beperken zich tot het vermelden van AES-256 encryptie en GDPR-naleving. Deze twee elementen zijn belangrijk, maar ze zijn niet voldoende om te garanderen dat een digitaal document ontvankelijk is voor de rechtbank of een pensioenfonds.
Arkevia steunt op twee verschillende referentiekaders. De norm NF Z42-013 regelt de systemen voor elektronische archivering (SEA) met bewijswaarde. Het stelt eisen aan traceerbaarheid, integriteit en duurzaamheid gedurende de hele levenscyclus van een document. Elke actie (indiening, raadpleging, download) wordt tijdgestempeld en geregistreerd.
De norm NF Z42-020 richt zich specifiek op digitale kluizen voor particulieren. Het garandeert dat de ingediende inhoud niet kan worden gewijzigd door de gebruiker, de host of de werkgever. Het bestand behoudt zo zijn authenticiteit gedurende de gehele bewaartermijn.
In de praktijk betekent deze dubbele naleving dat uw in Arkevia gearchiveerde loonstroken dezelfde juridische waarde hebben als het ondertekende papieren origineel. Als u de gebruikershandleiding van de Arkevia kluis raadpleegt, vindt u de details van elke stap om deze ruimte correct te activeren en te gebruiken.
Activatie van het Arkevia-account: de problematische stappen
U heeft een activatiemail ontvangen van uw HR-afdeling of rechtstreeks van MyArkevia. Dit bericht bevat een unieke link die beperkt is in tijd. Hier zijn de punten om te controleren voordat u klikt.
- Gebruik een persoonlijk e-mailadres, niet uw zakelijke adres. Uw toegang tot de kluis moet blijven bestaan na een verandering van werkgever. Als u het account koppelt aan uw bedrijfs-e-mail, loopt u het risico de toegang te verliezen op de dag dat dit adres wordt gedeactiveerd.
- Maak een wachtwoord dat specifiek is voor dit platform, anders dan dat van uw e-mail of sociale media. Een wachtwoordmanager maakt deze stap gemakkelijker.
- Controleer of de activatielink daadwerkelijk naar het domein myarkevia.com leidt. Phishingpogingen imiteren soms de uitstraling van de dienst.
Eenmaal ingelogd, toont het platform uw documenten gesorteerd op categorie (loonstroken, attesten, contracten). Het indienen van nieuwe bestanden door uw werkgever gebeurt automatisch, zonder dat u actie hoeft te ondernemen.
Account geblokkeerd na meerdere pogingen
Na een aantal foutieve wachtwoordinvoeren wordt het account tijdelijk vergrendeld. De procedure voor het opnieuw instellen verloopt via het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Als u een inactief zakelijk adres heeft gebruikt, wordt het herstel ingewikkeld. Neem in dat geval rechtstreeks contact op met de MyArkevia-ondersteuning en verstrek een identiteitsbewijs.
Langdurige bewaring en onafhankelijkheid van de werkgever
Een punt dat veel werknemers niet weten: uw kluis blijft toegankelijk, zelfs na uw vertrek uit het bedrijf. Het account is gekoppeld aan uw persoonlijke identiteit, niet aan uw arbeidsovereenkomst. Uw voormalige werkgever kan de al ingediende documenten niet verwijderen of inzien.
De aangekondigde bewaartermijn van de dienst beslaat meerdere decennia, wat ruimschoots de periode dekt die nodig is om uw pensioenrechten te doen gelden. De werkgever is wettelijk verplicht om uw loonstroken slechts vijf jaar te bewaren. Daarna is het aan u om uw eerdere inkomsten te bewijzen.
De digitale kluis komt dan echt tot zijn recht. In plaats van papieren mappen op te stapelen die kunnen verslechteren, heeft u een gedematerialiseerde archivering met bewijswaarde die toegankelijk is vanuit elke browser.
Een document downloaden en delen
Vanaf de MyArkevia-ruimte kan elk bestand worden gedownload in PDF-formaat. U kunt ook een tijdelijke deel-link genereren om een loonstrook naar een organisatie (bank, verhuurder, administratie) te sturen zonder toegang te geven tot uw hele kluis.
Deze functie voor gerichte sharing voorkomt dat u bijlagen per e-mail verstuurt, een veel minder veilige manier. De link vervalt na een bepaalde tijd, wat de circulatie van het document beperkt.
Arkevia kluis en elektronische facturatie: een convergentie om in de gaten te houden
Vanaf 2024 voert Frankrijk geleidelijk de verplichting tot elektronische facturatie voor bedrijven in. Deze tijdlijn betreft eerst grote structuren, en zal zich in de komende jaren uitbreiden naar KMO’s en micro-ondernemingen.
Waarom is dit relevant voor u als werknemer? Omdat dezelfde archiveringsinfrastructuren met bewijswaarde (normen NF Z42-013, GDPR-naleving, tijdstempeling) zowel voor de kluizen van loonstroken als voor de archivering van facturen worden gebruikt. Dienstverleners zoals Arkevia passen hun platform aan om aan deze twee toepassingen te voldoen.
Voor de eindgebruiker vertaalt deze convergentie zich in regelmatige updates van de interface en functionaliteiten. Het beheer van uw persoonlijke documenten profiteert indirect van de investeringen die zijn gedaan voor de naleving van bedrijven.
De Arkevia kluis is geen eenvoudige opslagruimte. Het is een gecertificeerd archiveringssysteem dat de juridische waarde van uw documenten op lange termijn behoudt. Het activeren met een persoonlijk adres, regelmatig controleren of uw loonstroken goed zijn ingediend en de functie voor tijdelijke sharing beheersen: deze drie reflexen zijn voldoende om het beste uit de dienst te halen.
