Elke onderneming die activiteiten uitoefent in een land van de Europese Unie moet voldoen aan een basis van juridische procedures die de geldigheid van haar activiteiten bepaalt. Deze basis omvat de registratie, de gekozen rechtsvorm, de aangifteverplichtingen en, sinds kort, regels over niet-financiële rapportage of kunstmatige intelligentie. Het kader evolueert snel: twee teksten die tussen 2023 en 2026 zijn aangenomen, herverdelen de kaarten voor zowel KMO’s als grote groepen.
Het 28e Europese vennootschapsrechtelijke regime en de praktische gevolgen
De Europese Commissie heeft een systeem voorgesteld dat soms het “28e regime” wordt genoemd, dat tot doel heeft een uniek juridisch kader te creëren voor bedrijven die in meerdere lidstaten willen opereren. Het principe is eenvoudig: een gedigitaliseerde registratie die geldig is in de 27 landen, zonder de nationale formaliteiten bij elke vestiging te herhalen.
Concreet moest een Franse onderneming die een dochteronderneming opent in Duitsland en vervolgens in Portugal tot nu toe omgaan met drie verschillende handelsregisters, drie sets vertaalde en gecertificeerde documenten en drie indieningsschema’s. Het 28e regime voorziet in 100% online procedures voor oprichting en wijziging, met een gemeenschappelijk Europees identificatienummer.
Deze evolutie transformeert direct de strategie van juridische structurering. Een KMO die twijfelt tussen het oprichten van een lokale dochteronderneming of een filiaal heeft nu een derde, minder zware optie in termen van formaliteiten. De informatie over dit nieuwe kader en de bijbehorende procedures is gedetailleerd op de website Europe Entreprises, die de verplichtingen per type structuur opsomt.
Omnibusrichtlijn 2026: nieuwe rapportagegrenzen voor KMO’s
De zogenaamde “Omnibus”-richtlijn, die op 18 maart 2026 in werking treedt, heeft de verplichtingen voor niet-financiële rapportage die voortvloeien uit de CSRD grondig gewijzigd. De toepassingsgrenzen zijn verhoogd: alleen bedrijven met meer dan 1.000 werknemers en 450 miljoen euro aan netto-jaaromzet zullen vanaf het boekjaar 2027 onderworpen zijn aan de duurzaamheidsrapportage.
Beursgenoteerde KMO’s, die aanvankelijk deze rapportage vanaf 2027 moesten produceren, zijn nu volledig vrijgesteld. Deze terugtrekking van de verplichting betekent niet dat kleine structuren het onderwerp kunnen negeren.
Watervaleffect op onderaannemers en leveranciers
Grote bedrijven die onder de CSRD vallen, zullen blijven vragen om ESG-gegevens van hun leveranciers, inclusief KMO’s die niet onderworpen zijn. De contractuele druk vervangt de regelgevende verplichting. Een industriële KMO die samenwerkt met een opdrachtgever van meer dan 1.000 werknemers heeft er alle belang bij om haar milieu- en sociale gegevens te structureren, zelfs zonder directe wettelijke verplichting.
De zorgplicht heeft dezelfde logica van verstrakking gevolgd: deze geldt nu alleen nog voor bedrijven met meer dan 5.000 werknemers. Voor de anderen blijft naleving een concurrentievoordeel eerder dan een verplichting, maar het vereist een regelmatige juridische monitoring.
Regelgeving voor kunstmatige intelligentie in bedrijven: de AI Act
De Europese AI Act classificeert kunstmatige-intelligentiesystemen in verschillende risicocategorieën. Bedrijven die AI-tools ontwikkelen of implementeren in hun processen (geautomatiseerde werving, klantbeoordeling, voorspellend onderhoud) moeten de toepasselijke risicocategorie identificeren en zich eraan houden.
- Systemen met onaanvaardbaar risico zijn verboden: algemene sociale scoring, gedragsmanipulatie gericht op kwetsbare personen, biometrische identificatie op afstand in real-time in de openbare ruimte (tenzij onder strikte voorwaarden).
- Systemen met hoog risico (werving, krediet, rechtspraak) vereisen technische documentatie, permanente menselijke controle en een conformiteitsbeoordeling vóór de marktintroductie.
- Systemen met beperkt risico (chatbots, deepfakes) vereisen een transparantieverplichting: de gebruiker moet weten dat hij met een AI interageert.
Voor een KMO die software voor het sorteren van sollicitaties of een productaanbevelingstool gebruikt, bestaat de eerste juridische stap uit het in kaart brengen van haar AI-gebruik en het controleren van hun classificatie. Het negeren van deze stap kan leiden tot geleidelijke sancties.
Verplichte elektronische facturering: kalender en Europese normen
Verschillende Europese landen hebben de elektronische facturering tussen bedrijven al verplicht gesteld. Italië was pionier, België en Spanje volgen vergelijkbare kalenders. In Frankrijk betreft de geleidelijke uitrol eerst de grote bedrijven, daarna de middelgrote en KMO’s.
De gekozen technische norm is gebaseerd op gestructureerde formaten (Factur-X, UBL, CII) die worden verzonden via erkende dematerialisatieplatforms die door de belastingdienst zijn goedgekeurd. Elke verzonden of ontvangen factuur gaat via een platform dat de authenticiteit en integriteit garandeert.
Wat dit verandert voor grensoverschrijdende operaties
Een Franse onderneming die een Spaanse klant factureert, moet de compatibiliteit tussen de nationale platforms controleren. De formaten zijn op Europees niveau genormaliseerd, maar de verplichtingen voor verzending, termijnen en sancties blijven door elke lidstaat gedefinieerd. Het toezicht op de nationale kalenders is een juridische procedure op zich, geen eenvoudige boekhoudkundige aanpassing.
- Controleer de ingangsdatum in elk land waar de onderneming facturen uitstuurt.
- Kies een dematerialisatieplatform dat compatibel is met de lokale normen.
- Pas de interne informatiesystemen aan om facturen in het vereiste gestructureerde formaat te produceren.
De juridische procedures van bedrijven in Europa beperken zich niet langer tot registratie en de keuze van een rechtsvorm. Het 28e regime vereenvoudigt grensoverschrijdende oprichting, de Omnibusrichtlijn hertekent de rapportagegrenzen, de AI Act legt een in kaart brengen van technologische toepassingen op, en de elektronische facturering verandert de stromen tussen commerciële partners. Elke Europese tekst genereert afzonderlijke nationale verplichtingen, wat het noodzakelijk maakt om per land juridische monitoring uit te voeren voor elke structuur die actief is op de Europese markt.